TODO SOBRE POWER POINT 5 PARTE
¿Cómo anclar una
presentación a la Vista Backstage?
Si frecuentemente necesitas trabajar en
una presentación, puedes anclar tus presentaciones a la Vista Backstage para
que puedas tener fácil acceso a estas. Veamos cómo hacerlo:
Paso 1:
Selecciona la pestaña Archivo para
acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
Una vez abierta la Vista Backstage, haz clic en la opción Abrir,
ubicada en las opciones del panel izquierdo. En el panel derecho aparecerá una
lista con todas las presentaciones realizadas recientemente.
Paso 3:
Ubica el mouse sobre la presentación que
deseas anclar en la Vista Backstage. Verás que al lado derecho del
nombre de la presentación aparece el ícono de un pin. Haz clic sobre
este.
Paso 4:
La presentación se anclará en la lista de de las presentaciones
recientes. Para desanclar la presentación solo tienes que hacer clic en el
ícono del pin.
Modo de
compatibilidad
Algunas veces necesitas trabajar en presentaciones que
fueron creadas en versiones más antiguas del programa, como lo son PowerPoint
2003 y 2000. Cuando abres este tipo de presentaciones,
el PowerPoint 2016 inicia en modo de compatibilidad.
Cuando una presentación se abre en Modo
de compatibilidad solo podrás acceder a los comandos y funciones que
se activan según la versión del programa donde creaste la presentación. Por
ejemplo, si tienes una presentación que fue creada en PowerPoint 2003,
te aparecerán activadas solo algunas pestañas y comandos que funcionan en esta
versión.
Al intentar abrir una presentación realizada en una versión más antigua
de PowerPoint, en la parte superior de la pantalla aparecerá el título Modo
de compatibilidad.
Para salir del Modo de compatibilidad necesitas
convertir la presentación a la versión actual del programa. Sin embargo, si
estás colaborando con otras personas, quienes solo tienen acceso a una versión
más antigua de PowerPoint, es mejor salir del modo de
compatibilidad, así el formato no cambia.
Cómo convertir una
presentación
Si quieres acceder a todas las características
de la versión 2016 de PowerPoint, debes convertir la presentación
que está en modo compatibilidad al formato de archivo 2016. Veamos cómo
hacerlo:
Ten en cuenta que al convertir este archivo la
presentación puede presentar algunos cambios.
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para
que puedas acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
Verás que en el panel izquierdo estarás ubicado en la opción Información.
En el panel derecho encontrarás el comando Convertir. Debes
hacer clic sobre este.
Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Selecciona el
lugar de tu computador donde quieres almacenar la presentación. Ingresa el
nombre del archivo y haz clic en el botón Guardar
¿Cómo guardar una
presentación?
Cada vez que creas una nueva presentación en PowerPoint,
también debes conocer cómo guarda, así podrás acceder a ellas y editarlas
cuando quieras.
Así como en las versiones anteriores del
programa, puedes guardar las presentaciones en tu computador o en la nube,
usando OneDrive. También puedes exportarlas y compartirlas
directamente desde PowerPoint.
PowerPoint ofrece dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar
Como. Estas opciones trabajan de forma similar, aunque cuentan con
diferencias importantes.
Guardar:
Cuando creas o editas una presentación, necesitas usar
el comando Guardar para almacenar los cambios realizados, puedes
usar este comando más de una vez. Cuando guardas un archivo por primera vez, y
usas este comando, debes definir el nombre y el lugar de tu computador donde
quedará ubicado. Después de eso, solo tienes que hacer clic
en Guardar para almacenar los cambios que vayas realizando.
Guardar como:
Puedes usar este comando para crear una copia de la
presentación y mantener la original. Cuando uses Guardar como,
debes poner un nombre diferente o escoger un lugar diferente de tu computador
para guardar la copia de la versión.
Entre las características de Microsoft
Office, incluyendo PowerPoint, tienes la posibilidad de guardar y
compartir tus documentos en línea usando OneDrive, un
espacio en la red con el que cuentas para alojar tus archivos y documentos. Si
quieres hacer uso de la nube de Microsoft, debes asegurarte de iniciar sesión
en PowerPoint con tu cuenta Microsoft. Haz clic en el siguiente enlace si
quieres saber más sobre cómo usar OneDrive.
Es importante guardar una presentación
cada vez que inicies un nuevo proyecto o hagas cambios en una presentación
existente. Guardar previene que todo un trabajo realizado en las
diapositivas se pueda perder. Debes tener presente el lugar de tu computador
donde guardas la presentación para que la encuentres fácilmente.
Ahora veamos, paso a paso, cómo
guardar un documento creado en PowerPoint 2016:
Paso 1:
Ubica y haz clic en el comando Guardar que se encuentra
ubicado en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Paso 2:
Si estás guardando un archivo por
primera vez, se abrirá la opción Guardar como, ubicado en la Vista
Backstage. Recuerda que para acceder a esta vista puedes hacer clic en la
pestaña Archivo ubicada en la Cinta de opciones.
Paso 3:
Escoge el lugar donde deseas guardar la
presentación que estás creando y ponle un nombre al archivo. Haz clic en la
opción Examinar, si deseas guardarla en el computador o en la
opción Onedrive, si deseas guardarla en la nube.
Paso 4:
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
Allí, elige el lugar del computador donde quieres guardar tu
presentación.
Paso 5:
Escribe el nombre que llevará la presentación en el campo Nombre
de archivo. Luego haz clic en el botón Guardar.
Paso 6:
Una vez la presentación esté
guardada, puedes hacer clic en el comando Guardar cada vez que realices cambios en la presentación.
Cómo exportar una
presentación
Por defecto, PowerPoint guarda tus
archivos con una la extensión .pptx. Sin embargo, es posible
que en algunos momentos tengas que guardar tus archivos como PDF o PowerPoint
97-2003. Es muy fácil exportar tu presentación desde la versión 2016 a
diferentes tipos de archivos.
En este caso exportaremos la
presentación en versión PDF. Veamos cuál es el procedimiento:
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para
que puedas acceder a la Vista Backstage.
Paso 2:
En el panel izquierdo de la Vista
Backstage encontrarás varias opciones, haz clic en Exportar.
Paso 3:
Verás que en el panel derecho de la
pantalla aparecerán varias opciones. Allí haz clic en Crear documento
PDF/XPS.
Paso 4:
El panel se expandirá un poco más mostrándote las características de
cómo se exportará el documento. Allí haz clic en el botón Crear
documento PDF/XPS.
Paso 5:
Verás que se abre el cuadro de diálogo Guardar como para
que selecciones el lugar de tu computador donde quedará guardado el archivo y
le pongas un nombre. También podrás darte cuenta que en el campo Tipo aparecerá
marcado PDF. Finalmente, solo debes hacer clic en Publicar.
Puedes usar el cuadro de
diálogo Guardar como para almacenar tus presentaciones como un
tipo de archivo diferente. Para ello, solo tienes que hacer clic en la flecha
que se encuentra a la derecha del espacio Tipo. Verás que se
despliega un menú donde debes escoger el formato cómo deseas guardar el
documento. Una vez hayas elegido haz clic en el botón Guardar.
